System CMMS

System posiada dwa panele logowania. Pierwszy główny panel służy do logowania poprzez pracowników natosmiat drugi pozwala na zalogowanie się pracownika naszego kontrahenta, który jest obsługiwany w ramach serwisu.
Każdy z paneli po zalogowaniu wyświetla panel główny.

Logowanie pracownika:

Pracownik serwisu widzi panel glówny z zaległymi zadaniami wraz z lewym menu nawigacji systemu.
Górna belka nawigacji wyświetla kopertę z ilością powiadomień systemowych. Możemy otworzyć powiadomienia i włączyć podgląd.
Lista zaległych zgłoszeń pozwala na szybkie przejście do zadania poprzez szybkie podwójne kliknięcie myszki.
Lista przedstawia potrzebne informacje takie jak przynalezność zgłoszenia, datę planowana, data zdarzenia, czego dotyczy, kto zgłaszał, status.
Każda z kolumn pozwala na sortowanie danych. Domyślnie tabela z danymi jest sortowana po dacie zdarzenia.


Logowanie pracownika kontrahenta:

Klient - kontrahent po zalogowaniu ma dostępne opcje; lista zgłoszeń, napisanie nowego zgłoszenia, sprawdzenie obiektów, zmana hasła.

Nowe zgłoszenie wyświetla nam formularz tworzenia zgłoszenia.
W formularzu wpisujemy temat, wybieramy obiekt, sprzęt a dodatkowo opisujemy zgłoszenie problemu.


Sprawdź zgłoszenie przedstawia listę naszych zgłoszeń. Na liście widzimy datę zdarzenia, jakiego obiektu dotyczy, jakiego pracownika serwisu przydzielono, temat oraz aktualny status zgłoszenia.


Lista obiektów wyświetla nasze obiekty, które są przypisane do użytkownika na którym jesteśmy zalogowani. Użytkownik może mieć kilka obiektów za które jest odpowiedzialny.


Jak się zarejestrować i uzyskać dostep? Aby móc uzyskać dostęp do aplikacji administrator musi założyć konto użytkownika.
Po zalogowaniu do systemu administrator z głównego menu wybiera Ustawienia następnie opcje Użytkownicy, po czym klika przycisk Dodaj.

W module na skróty mamy dostepne trzy opcje.
- Dashboard.
- Multimedialna mapa.
- Nowe zgłoszenie.

Dashboard
Kliknięcie tego przycisku kieruje nas do głównego widoku aplikacji - widok po zalogowaniu.

Multimedialna mapa
W menu Na skróty pod przyciskiem Multimedialna mapa dostępna jest mapa z zaznaczonymi obiektami i przypisanymi do nich zdarzeniami.

Zaznaczenie na mapie wskazuje występowanie w danej lokalizacji obiektów a kolor zaznaczenia określa ilość zdarzeń w danym obiekcie. Zaznaczenie jest pięciostopniowe przy czym kolor zielony oznacza brak zdarzeń a czerwony min. cztery zdarzenia.
Kolory zaznaczeń występujące między najmniejszą ilością a największą ilością zdarzeń:

Po kliknięciu na zaznaczenie system automatycznie przekierowuje użytkownika do zakładki Zdarzenia w danym obiekcie.

Nowe zgłoszenie
Umozliwia natychmiastowe dodanie zgłoszenia bez rozwijania modułu awarii / zadań.

Zdarzenia w menu serwis podzielone są na zakładki:
– Awarie – Zdarzenia awarii.
– Awarie realizowane – Zdarzenia awarii w statusie „W realizacji”.
– Awarie nieprzydzielone – Zdarzenia awarii, które nie zostały jeszcze przydzielone do serwisanta.
– Przeglądy – Zdarzenia przeglądów.
– Ad-hoc – Zdarzenia Ad-hoc.
– Nowe zgłoszenia – Zdarzenia o statusie „Przyjęte”.
Zgłoszenia serwisowe są powiązane z modułem zadań.

Nowe zdarzenie użytkownik rejestruje w systemie wybierając z menu kategorie Zadania lub Serwis a następnie jedną z zakładek, po czym klika w opcję Dodaj.

Edycja istniejącego zgłoszenia
Aby edytować zgłoszenie należy kliknąć podwójnie na wybrane zgłoszenie.
Po zakończeniu edycji należy potwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz i zamknij.


W tym miejscu również mamy dostępną zakładkę Komunikacja, która służy do komunikowania się z klientem.
Możemy utworzyć nowy komunikat dla klienta, jak i przeglądać poprzednie komunikaty.
Do komunikatu możemy dołączyć plik, który zostanie udostępniony klientowi do pobrania w Panelu Klienta.


Protokół awarii i przeglądu
Podczas edycji zgłoszenia pod zgłoszeniem widnieje przycisk Utwórz protokół Zdarzenia.
Uwaga! Protokół po zakończeniu zadania może tylko osoba która zakończyła te zadanie.
Po kliknięciu w tę opcje pojawi się nowa zakładka Protokół zdarzenia.
W formularzu protokołu awarii serwisant może wybrać odpowiednie rodzaje usterek oraz zużyte materiały pogrupowane na:
• Usterki elektryczne
• Usterki mechaniczne
• Usterki inne
• Zużyte materiały
Każda grupa usterek korzysta ze swojego słownika, który może być aktualizowany przez operatora systemu z odpowiednimi uprawnieniami.
Serwisant wypełniając protokół zaznacza na liście odpowiedni rodzaj usterki wpisuje ręcznie zużyte materiały.


Natomiast dla protokołu przeglądu serwisant powinien zaznaczyć z „checklisty” wykonane czynności serwisowe z zaplanowanych dla tego urządzenia, oraz uzupełnić zużyte materiały tak samo jak przy protokole awarii.
Protokół przeglądu można utworzyć tylko dla zdarzenia dotyczącego konkretnego urządzenia, gdyż system musi pobrać listę czynności serwisowych do wykonania.

Moduł magazyn zawiera funkcje:
- Złóż zamówienie
- Definicja towarów
- Stan magazynu
- Wszystkie towary
- Przyjęcie towaru - PZ
- Wydanie towaru - WZ
- Raport stanu
- Raport towarów niewykazujących obrotów (opisane w raportach)

Dodawanie i zarządzanie definicjami przedmiotów
W celu stworzenia kartoteki nowego towaru należy w menu wybrać opcje Magazyn a potem Definicje towarów. Następnie wybierając przycisk Dodaj obok zakładki Definicje towarów użytkownik ma do dyspozycji zakładkę Nowy typ towaru w której znajduje się formularz, który użytkownik wypełnia w celu dodania towaru. Użytkownik w formularzu ma do wypełnienia następujące informacje:
Dane podstawowe, Parametry magazynowe, Harmonogram przeglądów, System ekspercki.
Niezbędne do wypełnienia formularza są trzy pierwsze pola w panelu Dane podstawowe: Nazwa, Kod producenta, Producent. Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych informacji należy je zapisać przyciskiem Zapisz i zamknij.
W zakładce Definicje Towarów użytkownik ma również możliwość edycji już istniejącej kartoteki towarów. Wybór towaru do edycji może zostać przeprowadzony ręcznie z listy, zaznaczając odpowiedni towar z listy i potwierdzając przyciskiem Edytuj lub za pomocą Szukaj kodów kreskowych i użycia skanera kodów kreskowych. Po sczytaniu kodu przez skaner system automatycznie wyszukuje dany towar.

Wybierając zgłoszenie do edycji z listy użytkownik otrzymuje dostęp do dodatkowych zakładek:
• Notatki
• Dokumenty
• Zamienniki
• Dostawcy
• Przegląd wzorcowy
• Parametry rozmywania

Zakładka Dokumenty służy do dodawania dokumentów takich jak: Uniwersalny dokument, Faktura, Zamówienie, Dokument z szablonu.
Aby dodać Uniwersalny dokument należy kliknąć w zakładkę Dokumenty a następnie z Menu wybrać Dodaj dokument i z rozwijanej listy wybrać opcje Uniwersalny Dokument.
Po czym pojawi się zakładka Nowy dokument z formularzem do wypełnienia. W formularzu Nowy dokument znajdują się następujące pola:
• Czego dotyczy
• Dokument nadrzędny
• Wprowadził do systemu – jest to pole wypełnione automatycznie imieniem i nazwiskiem osoby wprowadzającej notatkę do systemu
Zakładka zamienniki służy do wybrania urządzenia/części która może pełnić funkcję zamiennika przeglądanego towaru.
Zakładka dostawcy służy do pozwiązywania towaru z dostawcą oraz wprowadzania ceny zakupu, w przypadku zmiany dostawcy można usunąć powiązanie, przypisać nowego dostawcę jak i zmienić parametr ceny.
Zakładka przegląd wzorcowy służy do ustalania standardowych czynności przeglądowych oraz ich kolejności poprzez technikę „przeciągnij i upuść”(Drag&Drop) i może być przypisywana do danego towaru, klienta lub obiektu.


Przyjęcie towaru na magazyn
Przyjęcie towaru w systemie odbywa się poprzez wybranie z menu Magazyn a następnie opcje Przyjęcie towaru – PZ. W zakładce Przyjęcie towaru – PZ operator ma możliwość przeglądania listy dokumentów PZ oraz ich tworzenia.
Do tworzenia nowych dokumentów PZ służy przycisk Dodaj w górnej części zakładki Przyjęcie towaru - PZ, po wybraniu przycisku system otwiera zakładkę Przyjęcie towaru gdzie poprzez formularz operator wprowadza przyjmowany towar.

Aby dodać towar należy wybrać przycisk Dodaj definicję towaru lub Dodaj używając kodów kreskowych i używając skanera zeskanować kod kreskowy, o ile istnieje dany kod w systemie towar automatycznie doda się do listy.
Po dodaniu danego towaru system umożliwia określenie ilości i ilości w paczce. Następnie operator może zaznaczyć pierwszy dodany towar i ustalić lokalizację na magazynie lub używając przycisku Zapisz i zakończ zapisać PZ w systemie.


Tworzenie wydania z magazynu
Wydanie z magazynu dostępne jest w menu Magazyn za pośrednictwem funkcji Wydanie towaru - WZ.
Jak w przypadku zakładki Przyjęcie towaru - PZ operator uzyskuje dostęp do przeglądania listy WZ ale także do tworzenia nowych wydań (przycisk Dodaj). Tworząc zapis dot. wydania operator może ręcznie rejestrować wydawane towary (przycisk Dodaj towar) wybierając z wygenerowanej przez system listy.
Operator może także za pomocą czytnika kodów kreskowych (przycisk Dodaj używając kodów kreskowych wprowadzić do systemu informację o wydawanym towarze. W zakładce Wydanie towaru operator ma możliwość podglądu lokalizacji magazynowej wydawanego towaru. Istnieje także możliwość określenia lokalizacji do której trafia wydawany towar.



Drukowanie dokumentów przyjęcia/wydania
Aby wydrukować dokument PZ lub WZ użytkownik z menu Magazyn wybiera Przyjęcie towaru – PZ lub Wydanie towaru - WZ i w edycji wybranego przyjęcia lub wydania wybiera przycisk Pobierz przyjęcie towaru lub Pobierz wydanie towaru, system automatycznie wyświetla okno otwierania/pobierania pliku.


Tworzenie dokumentu faktury
Tworzenie dokumentu faktury odbywa się w menu Dokumenty w opcji Wszystkie dokumenty. W zakładce Wszystkie dokumenty z rozwijanej listy Dodaj dokument należy wybrać opcje Faktura. Następie w systemie będzie dostępna nowa zakładka Faktura, z formularzem do wypełnienia. Dane na fakturze: Data wystawienia (pole wyboru z kalendarza), Data sprzedaży (pole wyboru z kalendarza), Kontrahent, Dokument nadrzędny, Metody płatności (Gotówka, Przelew, Kompensata, Za pobraniem, Karta płatnicza), Termin płatności (pole wyboru z kalendarza), Termin dostawy (pole wyboru z kalendarza), Numer dostawy.
Operator ab dodać pozycję faktury za każdym razem wpisuje w panelu Dodaj pozycje odpowiedni towar i potwierdza przyciskiem Dodaj do faktury.
Pozycję do wypełnienia w panelu Dodaj pozycje: Nazwa, EAN, Jednostka (Sztuka, Metr, Litr, Kilogram), Ilość, Cena netto, Stawka Podatku (23%, 8%, 5%, 0%).
W każdym momencie przed czynnością zapisania operator ma możliwość usunięcia pozycji przyciskiem "Usuń" zaznaczając niepotrzebną pozycję.



Tworzenie dokumentu zamówienia
Tworzenie zamówienia w systemie jest dostępne w menu Magazyn w opcji Złóż zamówienie. W zakładce Złóż zamówienie operator wybiera, jeżeli to konieczne, Dokument nadrzędny (np. umowa z dostawcą), w tym celu należy kliknąć Wybierz następnie z listy wybrać odpowiednią pozycje i ponownie kliknąć opcję wybierz, która znajduje się na dole listy.
Następnym polem do wypełnienia jest Dostawca, którego operator również wybiera z listy.
Kolejną pozycją do wyboru jest Towar, po kliknięciu na opcję Wybierz użytkownik wybiera rodzaj towaru ręcznie z wygenerowanej listy lub za pomocą skanera kodów kreskowych.
Następnie należy wpisać Cenę i Ilość, po czym dodać towar za pomocą przycisku Dodaj przedmiot, który znajduje się na samym dole formularza.
Do czasu zapisania zamówienia możliwe jest usuwanie towarów z tworzonego zamówienia lub jego anulowanie.


Tworzenie przeglądów wzorcowych
W menu Magazyn w opcji definicje towarów (po wybraniu odpowiedniego urządzenia) w zakładce Przegląd wzorcowy operator ma możliwość utworzenia przeglądu wzorcowego który działa globalnie dla danego urządzenia. Aby stworzyć przegląd wzorcowy należy dodać odpowiednie czynności przeglądowe z listy generowanej przez system przy użyciu przycisku Dodaj powiązanie znajdującego się w lewym górnym rogu zakładki Przegląd wzorcowy. Przypisane czynności można także usunąć za pomocą wybierając z listy odpowiednią czynność i aktywując przycisk Usuń powiązanie.

W menu Towary opcja Wszystkie towary operator ma możliwość zmiany czynności przeglądowych i po dodaniu/usunięciu powiązań na danym typie urządzenia ustalić nowy zestaw czynności przeglądowych dla konkretnego klienta lub konkretnego obiektu.


Raport stanu
Raporty stanów pozwalają na bieżąco śledzić braki i je uzpełniać. Świadczyć usługi serwisowe nie możemy pozwolić na braki narzedzi czy elementów do serwisowanych urządzeń.

Moduł towary zawiera funkcje:
- Wszystkie towary

Lista przedstawia wszystkie towary operatora.
Z listy możemy wydrukować kody kreskowe oraz wyszukac towar po kodzie kreskowym.
W edycji towaru mamy możliwość sprawdzenia powiązanych urządzeń, zdarzeń, notatek, historii, dokumentów, serwisantów przypisanych do urządzenia, czynności przeglądowych. Wszystko jest dostepne w jednym miejscu.

Moduł kontrahenci zawiera funkcje:
- Klienci
- Obiekty
- Dostawcy
- Partnerzy

Klienci
Wyświetlenie naszych kontrahentów/klientów wykonamy klikając przycisk "Klienci".

Lista przedstawia dane klientów oraz czas reakcji dla danego klienta.

Dodanie nowego klienta. Podstawowym sposobem dodania nowego klienta do aplikacji jest wybranie z Menu głównego opcje "Dodaj".
W zakładce Klienci w górnym menu należy wybrać Dodaj, następnie w systemie wyświetli się dodatkowa zakładka Nowy Kontrahent z formularzem do wypełniania.
W formularzu należy wpisać podstawowe dane klienta: Pełna nazwa, Nazwa skrócona, Kod klienta, Telefon, Email, adres strony WWW, NIP, REGON, Czas reakcji.
W panelu Adres siedziby: Ulica, Nr. domu, Nr. lokalu, Kod pocztowy, Miejscowość, Region, Kraj, Poczta.
Z kolei w panelu adres korespondencyjny: Ulica, Nr. domu, Nr. lokalu, Kod pocztowy, Miejscowość, Kraj, Poczta.
Formularz na czerwo podświetla wymagane dane.
Aby dodać nowego klienta należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij.

Edycja klienta
Wszystkie dane klientów mogą być edytowane. Aby edytować dane klienta należy wybrać odpowiedniego klienta z listy. Kliknąć przycisk Edytuj, następnie w systemie obok zakładki Klienci pojawi się zakładka Nazwa klienta z formularzem o identycznych polach jak w przypadku nowego klienta, uzupełnionym o istniejące dane w bazie danych systemu. Ponadto po kliknięciu opcji Edycja system wyświetla dodatkowe zakładki: Obiekty, Dokumenty, Zdarzenia, Historia, Osoby kontaktowe, Serwisanci.


Dodawanie/przeglądanie/edycja obiektów
W trakcie edycji danych istniejącego klienta mamy możliwość dodawania, przeglądania i edycji obiektów. Wchodząc w zakładkę Obiekty użytkownik ma podgląd zapisanych obiektów danego klienta.
Aby edytować należy zaznaczyć dany obiekt i wybrać z górnej części zakładki przycisk Edytuj. Następnie pojawi się zakładka o nazwie zgodnej z nazwą obiektu a formularz wypełni się danymi istniejącymi w bazie danych systemu.
Do dodania nowego obiektu służy przycisk Dodaj w górnej części zakładki Obiekty. Po wybraniu przycisku Dodaj system na końcu zakładek wyświetli formularz Nowy obiekt (pola czerwone są polami wymaganymi).
Dodanie obiektu do kontrahenta wykonamy w zakładce "Klienci". Aby dodać obiekt należy z listy wybrać kontrahenta, nastepnie zakładkę "Obiekty" i "Dodaj.
Podgląd wszystkich obiektów przypisanych do naszych kontrakentów znajdziemy na liście obiektów. Aby wyświetlić listę obiektów należy w menu (Kontrahenci) wybrać zakładkę "Obiekty".

Dodanie osoby kontaktowej
Aby dodać osobę do kontaktu z klientem należy kliknąć przycisk Dodaj w zakładce Osoby kontaktowe, po czym wypełnić formularz z zakładki Nowa osoba kontaktowa.
W zakładce Nowa osoba kontaktowa w panelu Dane informacyjne trzeba wprowadzić następuje dane: Imię, Nazwisko, Stanowisko, adres e-mail, Telefon.

Edycja konta osoby kontaktowej odbywa się w zakładce Osoby kontaktowe. Wszystkie dane osobowe mogą być edytowane. W tym celu należy wybrać odpowiednią osobę z listy następnie kliknąć w opcję Edytuj. System wygeneruje zakładkę Nazwa osoby kontaktowej, w której można zmienić wybrane dane z bazy danych.
Aby zatwierdzić zmiany należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij.
Usunięcie - Wszystkie dane osoby kontaktowej mogą być usunięte z systemu. Aby je usunąć należy w zakładce Osoby kontaktowe znaleźć osobę, którą chcemy usunąć (można również skorzystać z wyszukiwarki po prawej stronie) po czym zaznaczamy osobę na liście i klikamy w opcje Usuń. Następnie potwierdzamy zamiar usunięcia. Po zatwierdzeniu dane osoby kontaktowej będą usunięte z systemu.

Dodanie notatek
Aby dodać notatkę należy użyć przycisku "Dodaj" z zakładki "Notatki" następnie wpisać treść notatki i zapisać za pomocą przycisku "Zapisz i zamknij". Analogicznie do poprzednich funkcji istniejące notatki można edytować.

Dodawanie nowych zadań oraz zgłoszeń
W zakładce Zdarzenia można dodać, edytować, anulować oraz przypisać zgłoszenia danego klienta. Aby dodać zgłoszenie należy użyć przycisku Dodaj a następnie w zakładce Nowe zdarzenie uzupełnić wymagane pola formularza.


Dostawcy
Dodawanie dostawców
Dodanie dostawców do systemu odbywa się z poziomu menu Kontrahenci. Klikając na opcje Dostawcy użytkownik uzyskuje dostęp do zakładki Dostawcy i Potencjalni dostawcy.
Aby dodać dostawce należy w zakładce Dostawcy kliknąć dodaj. Następnie przejść do zakładki Nowy dostawca, w tej zakładce użytkownik wypełnia formularz dotyczący nowego dostawcy. Po wypełnieniu wymaganych pól należy kliknąć Zapisz i zamknij, po czym Dostawca zostanie dodany do systemu.
Edycja Aby zmienić dane dostawcy należy wybrać z listy Dostawcę, następnie kliknąć w opcje Edytuj, która znajduje się na nad listą. Następnie pojawi się zakładka z danymi dostawcy, które można zmienić.
Po wprowadzeniu aktualnych danych, na dole formularza należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij, po czym zmienione dane zostaną zapisane w systemie.
Usunięcie W celu usunięcia Dostawcy należy wybrać z listy Dostawce kliknąć w opcję Usuń, po czym potwierdzić wybór.

Potencjalni dostawcy
W zakładce Potencjalny dostawca należy kliknąć opcje Dodaj następnie należy przejść do zakładki Nowy potencjalny dostawca i wypełnić dostępny formularz, po czym kliknąć przycisk Zapisz i zamknij.
System pozwala użytkownikowi również usunąć, dodać ocenę oraz zaakceptować potencjalnego dostawcę.
W celu usunięcia Potencjalnego dostawcy należy wybrać z listy Dostawce kliknąć w opcję Usuń, po czym potwierdzić wybór.
W celu dodania oceny wybranemu potencjalnemu dostawcy należy kliknąć w opcje Dodaj ocenę, która znajduje się nad listą potencjalnych dostawców. Następnie w systemie pojawi się nowa zakładka Ocena potencjalnego dostawcy. Aby ocenić dostawcę należy wypełnić formularz, który składa się z następujących pól: Cena, Warunki płatności, Termin realizacji oraz Jakość. Użytkownik klikając na strzałkę górną ma możliwość wyboru oceny dodatniej 0, 1, 2 natomiast klikając na strzałkę dolną może dodać ocenę ujemną -1, -2. Aby wprowadzić do systemu wybrane wartości, na dole formularza trzeba kliknąć w opcje Zapisz i zamknij.
W zakładce Potencjalni dostawcy użytkownik może Akceptować dostawcę, wybierając z listy potencjalnego dostawce, następnie trzeba kliknąć w opcje Akceptuję dostawcę, po czym system poprosi o potwierdzenie wyboru.

Partnerzy
Użytkownik może wprowadzić do systemu Partnera. W tym celu należy wyprać z menu opcje Kontrahenci a następnie Partnerzy, po czym w zakładce Partnerzy należy kliknąć Dodaj i w zakładce nowy partner wypełnić formularz, następnie na dole formularza kliknąć Zapisz i zamknij.
Aby Partnera usunąć należy wybrać z listy Partnera, po czym kliknąć przycisk Usuń. W ten sam sposób można dane partnera Edytować.

Dodanie towaru bezpośrednio do obiektu klienta
Towar już obecny u klienta, możemy dodać poprzez otwarcie listy urządzeń na obiekcie klienta (zakładka urządzenia), a następnie wciskając przycisk Dodaj.

W nowo otwartym oknie musimy wybrać definicje towaru, jak i wpisać jego lokalizację.
Możemy też skonfigurować opcje gwarancji, a po zapisaniu urządzenia wygenerować dla niego kod kreskowy.

Dodanie dokumentu – dokument uniwersalny

Aby dodać dokument uniwersalny należy wejść w menu Dokumenty wybrać Wszystkie dokumenty.
W zakładce Wszystkie dokumenty należy z pola wyboru Dodaj dokument wybrać z rozwijanej lisy opcje Uniwersalny dokument. System wygeneruje nową zakładkę Nowy dokument z formularzem w którym użytkownik wybiera klienta, którego dokument dotyczy oraz dokument nadrzędny. W tym celu należy kliknąć w opcje Wybierz i z listy Dokumenty wybrać odpowiedni.

W panelu Dane informacyjne do uzupełnienia są następujące dane: Tytuł dokumentu, Typ dokumentu z rozwijanej listy, MPK (Miejsce Powstania Kosztów), Kierunek (przychodzący lub wychodzący), Rodzaj (wewnętrzny lub zewnętrzny), następnie opcję Archiwalny, Rodzaj pliku (wewnętrzny lub zewnętrzny), dodać Plik, z rozwijanej listy wybrać Kategorie. Dodatkowo użytkownik może udostępnić kontrahentowi dokument, w tym celu należy zaznaczyć opcje Udostępniony kontrahentowi, a także w opolu Opis napisać dodatkowe informacje.



Dodanie szablonów dokumentów w formacie html
Operator może dodać szablon dokumentów w formacie html. W tym celu należy z menu Dokumenty wybrać opcję Szablon dokumentów, a następnie kliknąć Dodaj. W systemie pojawi się zakładka Nowy szablon dokumentów, w której są do wypełnienia następujące pola: Tytuł, Plik z pola Wybierz. Ponadto po zaznaczeniu opcji Zdarzenie systemowe, zaznaczając tę opcje operator z rozwijanej listy wybiera Zdarzenie.


Aby zapisać Nowy szablon należy kliknąć opcję Zapisz i zamknij.
Plik szablonu html można stworzyć w notatniku pamiętając o tym że pola które chcemy uzyskać w dokumencie indykowane są poprzez podwójne nawiasy klamrowe i muszą zostać poprzedzone Nazwą pola.

Zdarzenia w menu „Zadania” zostały podzielone na zakładki:
– Zadania zaległe – Zdarzenia o przeszłym(zaległym) terminie wykonania. – Zadania dzisiejsze – Zdarzenia o dzisiejszym terminie wykonania. Zdarzenia z tej zakładki przypisane do zalogowanego użytkownika pojawiają się w systemie mobilnym.
– Zadania zaplanowane – Zdarzenia o przyszłym terminie wykonania.
– Mój harmonogram – Zdarzenia przypisane do aktualnie zalogowanego użytkownika.

Nad listą istnieje również przycisk Przypisz zgłoszenie, który pozwala na szybkie przypisanie zadania do serwisanta.
Po kliknięciu na Dodaj obok zakładki Zadania dzisiejsze wyświetli się zakładka Nowe zdarzenie, w której znajduje się formularz do wypełnienia.
W formularzu użytkownik koniecznie musi wypełnić pole Czego dotyczy, w tym celu klika przycisk Wybierz, a następnie z listy wybiera odpowiedniego klienta, jego obiekt lub urządzenie.
Kolejnym polem do wyplenienia jest Zdarzenie nadrzędne. Użytkownik również wybiera Zdarzenie klikając na przycisk Wybierz następnie z listy wybiera odpowiednie zdarzenie i ponownie klika przycisk Wybierz.
W formularzu automatycznie zostanie przypisana osoba, która zdarzenie utworzy.
Następnym polem jest data wprowadzenia, wybierana z kalendarza. Aby wyświetlić kalendarz, użytkownik klika w jego ikonę. Po wyświetleniu można kliknąć żądaną datę lub użyć przycisków strzałek w prawo i w lewo, aby przewijać kolejne miesiące. Ponadto, aby wstawić aktualną datę, wystarczy kliknąć przycisk Dzisiaj u dołu kalendarza.
Kolejnym polem jest godzina wprowadzenia zgłoszenia z rozwijanej listy.
Następnie w panelu Dane Podstawowe użytkownik wpisuje Tytuł zdarzenia, po czym wybiera z rozwijanej listy Typ zdarzenia.

Kolejnym polem jest osoba odpowiedzialna, którym zostaje użytkownik dodający zdarzenie, ale istnieje również możliwość wybrania innego użytkownika. Ponadto gdy zadanie nie ma osoby odpowiedzialnej (gdy np. zostanie dodane przez Panel klienta, lub zgłoszenia SMS) pierwsza osoba otwierająca zgłoszenie zostanie osoba odpowiedzialną.
Nowe zdarzenie można również od razu przypisać do odpowiedniego serwisanta klikając w przycisk Wybierz z pola Przypisany. Po kliknięciu na Wybierz użytkownik ma możliwość wyboru z listy odpowiedniego serwisanta.
Pole „archiwalny” oznacza zdarzenia usunięte – przechowywane w systemie dla celów archiwalnych.
W panelu Dane Podstawowe można również dodać Opis.
W przypadku zdarzenia przeglądu możemy wybrać rodzaj przeglądu.
W przypadku zdarzenia innego niż awaria użytkownik ma dostęp do panelu Planowanie.

W panelu Planowanie użytkownik może zaznaczyć jedną z dostępnych opcji:
• Brak
• Jednokrotne wystąpienie
• Wielokrotne wystąpienie
Po zaznaczeniu opcji Jednokrotne wystąpienie użytkownik ma możliwość wyboru Daty i Godziny. Z kolei w przypadku Wielokrotnego wystąpienia ma możliwość wprowadzenia daty, godziny, ilości powtórzeń oraz okresu powtórzeń. W polu Okres powtórzeń użytkownik ma do wyboru: dzienny, tygodniowy, miesięczny, roczny.
Ostatni panel w formularzu nowego zdarzenia dotyczy Realizacji zdarzenia.
W panelu Realizacja zdarzenia użytkownik wypełnia następujące pola: Czas poświęcony, Stan realizacji i Opis.
Pola te mogą też być wypełnione przez serwisanta w aplikacji mobilnej.
W polu Stan realizacji użytkownik ma możliwość wyboru następujących opcji: Przyjęte, W realizacji, Zakończone, Rozliczone.
Następnie klikając przycisk Zapisz i zamknij nowe zdarzenie zostanie dodane do aplikacji.
Pola wymagane nie wypłonione będą podświetlone na czerwono.

W systemie istnieje szereg dostępnych raportów ułatwiających prezentację i analizę danych wprowadzanych, przetwarzanych oraz generowanych przez program. Istnieją dwa miejsca w menu gdzie użytkownik uzyskuje dostęp do raportów:
1. Menu Magazyn
• Raport stanu
• Raport towarów niewykazujących obrotów
2. Menu Raporty
• Raport zdarzeń
• Raport urządzeń
• Raport braków magazynowych
• Raport nadwyżek magazynowych
• Raport wartości stanu magazynu
• Raport niezaplanowanych przeglądów

Raport towarów niewykazujących obrotów
Raport towarów niewykazujących obrotu jest to raport, który umożliwia weryfikacje towarów, które nie są wykorzystywanie przez minimum miesiąc.
Raport ten jest dostępnym w menu Magazyn w opcji Raport towarów niewykazujących obrotu. W tym dostępnym raporcie użytkownik ma możliwość ustalenia okresu który go interesuje, wybierając z rozwijanej listy rok i miesiąc od – do, którego raport chcemy uzyskać.
Raport posiada nasypujące pola:
• Numer referencyjny – indywidualny numer towaru w systemie
• Nazwa
• Kod producenta
• Producent
• Ilość przedmiotów (opakowań) - ilość paczek danego towaru
• Suma dostępnych sztuk – ilość sztuk na magazynie
• Stan początkowy
• Wydano

Raport zdarzeń
W systemie dostępny jest Raport zdarzeń, który zawiera informacje o wszystkich zdarzeniach zapisanych w systemie.
W celu sprawdzenia raportu zdarzeń należy w menu Raport wybrać Raport zdarzeń, który w standardzie posiada następujące pola:
• Data zdarzenia
• Klient
• Przypisany – przypisanie do serwisanta/ instalatora
• Dotyczy – wskazuje lokalizacje klienta, w której realizowany jest serwis/przegląd
• Zgłaszający
• Data planowania
• Typ zdarzenia
• Odpowiedzialny – Operator
• Tytuł
• Status
• Postały czas


Raport urządzeń
Raport urządzeń zawiera informacje na temat urządzeń dostępnych na magazynie.
Raport dostępny jest w menu Raport opcji Raport urządzeń. Pola dostępne w raporcie:
• Numer referencyjny
• Numer seryjny
• Nazwa
• Lokalizacja
• Ilość w opakowaniu
• Dostawca
• Cena zakupu
• Data przyjęcia
• Gwarancja
• Najbliższy przegląd
• Awarie


Raport braków magazynowych
Dostępny w menu Raporty reprezentuje informacje o brakach w magazynie, jego pola podstawowe to:
• Numer referencyjny
• Nazwa
• Kod producenta
• Producent
• Ilość (przedmiotów – Opakowań)
• Suma dostępnych sztuk


Raport nadwyżek magazynowych
Jest to raport przedstawiający towary dostępne na magazynie których ilość przekracza ustalone limity.
Raport standardowo posiada następujące pola:
• Numer referencyjny
• Nazwa
• Kod producenta
• Producent
• Ilość (przedmiotów-opakowań) – ilość paczek dostępnego towaru
• Suma dostępnych sztuk


Raport wartości stanu magazynu
Jest raportem generowanym codziennie i przedstawia wartość towaru na magazynie o ile ceny towarów będą wcześniej ustawione. Raport ma możliwość ustawienia okresu poprzez wybranie odpowiednich dat oraz zmianę grupowania. Raport posiada następujące pola:
• Dzień
• Tydzień
• Miesiąc
• Rok
• Pełna data
• Wartość średnia
• Wartość minimalna
• Wartość maksymalna


Raport niezaplanowanych przeglądów
Jest raportem zawierającym informacje o urządzeniach co do których zostały wybrane częstotliwości przeglądów, natomiast brakuje w systemie samych zdarzeń przeglądu.
Zawiera pola:
• Dzień
• Tydzień
• Miesiąc
• Rok
• Pełna data
• Numer referencyjny
• Nazwa
• Lokalizacja

Moduł ustawienia jest podzielony na:
- Użytkiownicy.
- Moje ustawienia.
- Dane firmy.
- Dane słownikowe.
- Sygnatury.

Użytkownicy
W celu przeglądania i edycji użytkowników należy kliknąć w Ustawienia a następnie wybrać opcję Użytkownicy. W ten sposób operator uzyskuje dostęp do listy obecnych kont, które może swobodnie przeglądać i edytować.
Aby dodać konto należy w górnej części zakładki Użytkownicy wybrać przycisk Dodaj (więcej informacji na temat dodawania użytkowników i uprawnień w pkt. 3 Rejestracja).
W zakładce Powiązane obiekty możliwe jest także przypisanie obiektów do użytkowników za pomocą przycisku Dodaj powiązanie. Operator z listy wybiera kontrahenta i konkretny obiekt przypisania.
Przypisać do użytkownika można Obiekt/obiekty kontrahenta, dostawcę, potencjalnego dostawcę, podwykonawcę.

Moje ustawienia
Użytkownik po zalogowaniu do aplikacji ma możliwość zmienić swoje ustawienia. W tym celu należy kliknąć Ustawienia a następnie wybrać opcję Moje ustawienia, po czym wypełnić odpowiednie pola w formularzu.
W zakładce Moje ustawienia użytkownik ma możliwość zmiany danych osobowych w panelu Dane podstawowe: Imię, Nazwisko, Stanowisko, adres E-mail oraz Telefon. Natomiast w panelu Hasło, użytkownik ma możliwość zmiany hasła wypełniając następujące pola: Obecne hasło, Nowe hasło, Powtórz nowe hasło.
Tymczasem w panelu Sesja można zmienić długość jej trwania (w minutach), żeby tego dokonać należy z prawej strony kliknąć strzałkę w górę, aby zwiększyć czas sesji lub strzałkę w dół, aby zmniejszyć. Po wygaśnięciu sesji użytkownik zostanie automatycznie wylogowany z aplikacji.
Aby zachować wprowadzone dane należy kliknąć Zapisz.


Dane firmy
W menu Ustawienia w zakładce „Dane firmy” osoby uprawnione mogą zmienić dane o firmie, które będą się pojawiać w generowanych przez system dokumentach.


Dane słownikowe
W menu Ustawienia jest dostępna opcja Dane słownikowe, jest to tabela z definiowanymi typami słowików. Obecnie zdefiniowane słowniki to:
• Materiały
• Kategorie dokumentów
• Rodzaje dokumentów
• Awarie inne
• Awarie elektryczne
• Awarie mechaniczne
• Czynności przeglądowe
• Regiony
• Kraje
• Jednostki magazynowe
• Licencja
Wchodząc w dany słownik użytkownik widzi słowa w nim zapisane i z tego poziomu ma możliwość dodania, edycji i usunięcia danego słowa. Edycja słów odbywa się także w innych częściach systemu, dla przykładu słownik Licencja uzupełniany jest w trakcie wpisywania nowych uprawnień dotyczących kont użytkowników.



Sygnatury
W menu Ustawienia istnieje dostęp do sygnatur systemu, dzięki którym możliwa jest edycja sygnatury, dokumentów, urządzeń, definicji urządzeń oraz zdarzeń.
W formularzu danej sygnatury z rozwijanej listy wybieramy element systemu, który dotyczy sygnatura.
Format określa wygląd sygnatury poza nawiasami użytkownik wpisuje dane niezmienne jak DOC, PZ (oznaczenie rodzaju dokumentu) oraz "/" jako separator, w nawiasach klamrowych określa dane zmienne zgodne z instrukcją poniżej edytowanych elementów formularza. Kolejność danych do edycji jest edytowalna i uzależniona od standardów w organizacji.